精细管理 透明高效——访综合业务处副处长金懿佳

2017-07-27

  去年采购中心成立以来,综合业务处的职责和功能作了重大调整,在处长金懿佳看来,综合业务处主要肩负全馆三大重任,即:采购业务、项目和课题管理、质量监督,是推进全馆标准化、精细化管理的主力军,也是规范业务、提高效率的主心骨。牵一发而动全身,作为承担全馆重要职能的部门,2017年打算又是如何的呢?

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  问:馆成立采购中心近8个月,这次机构调整的目的何在?实际运作中还存在哪些难点?

  答:2016年11月16日我馆成立采购中心,我理解主要原因有三点:一是落实市委巡视整改“回头看”的要求,将采购功能统一管理,防范廉政风险;二是实现“三馆合一”采购业务的统筹;三是响应市财政加强预算单位采购内控管理,以提高财政资金使用效益。我馆成立采购中心既有内在动力,也有外在要求,意义重大。

  此次采购中心并入综合业务处,并非对原有采购进行简单的合并,而是将采购业务进行系统整合,以采购作为抓手提升馆的业务管理能级。现在从内部构架上说,采购中心分成两个科,一个是综合管理部,负责采购计划、供应商库建设与采购执行督办;另一个是采购业务部,主要负责采购执行,下分工程类、货物类与服务类,并且与各部门相对接。

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  采购中心成立之初,我们面临着许多挑战:

  一是如何做到采购业务由分散到集中管理。尤其是限额以下的采购,不归口,管理难度和廉政风险很大,全部归口又影响效率,在两者之间要找到合适的平衡点。

  二是如何实现“用购”分离。在部门边界、工作职责尚不清晰的情况下,碰到具体事情需要磨合适应。比如,需求报告谁确认,供应商的电话谁来打,报销单谁来填等等。

  三是如何迅速提升采购人员业务水平。过去采购是按照服务部门和采购金额来办理业务的,每个人只负责流程的一段。现有管理模式下,每个采购人员都是全流程操作。

  内控制度和法律法规都要熟悉,既要和部门沟通,还要和政府采购中心、招标代理、律师等合作机构打交道,和原来相比采购程序要求更高了,实际上每个人的工作量都增加不少,对这支年轻的队伍是不小的考验。

 

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  问:新成立的采购中心在短短8个月里是如何运作的?

  答:采购中心成立以后,我们主要做了以下几件事:

  一是重新修订制度和流程。制度管根本,流程是制度的具体体现。我们上半年花费大量精力在这方面,在原有制度基础上进行改进,进一步贯彻“需求、采购、使用”三分离原则,形成了新的采购管理办法,以及科技馆第一个集中采购目录和采购计划。

  二是建立公开透明的采购信息平台。为此,我们和信息中心一起调研过市财政局、市采购中心、上海铁路局等机构学习采购信息化系统。目前已经完成了采购全流程设计和关键节点的衔接设计。由于采购平台覆盖面广,使用部门多,与相关模块接口多,比如仓储、固定资产、合同、预算和报销等,下一步预留充分时间做模拟测试是非常必要的。

  三是抓内部培训,提升专业水准。我们组织了一系列培训,请市财政局专家做政采的政策解读和案例分析,采购中心专家做如何做好招标文件,监管办专家做工程建设招标培训。馆内业务部门培训主要是做好制度与流程解读,介绍了新老制度的替换、流程的变化,以及新老平台如何对接。

  采购说到底是服务工作,成立一年不到的采购中心还有很多不尽人意的地方,却得到大家的理解和宽容。正是这份理解和宽容让我们倍感温暖,有了砥砺前行的勇气。

 

  问:项目库建设和科研管理也是综合业务处的职能之一,目前还存在哪些薄弱环节?

  答:项目库是馆的一项重要工作。我来综合业务处后,每年5月初会出一个项目指南,对馆各部门申报起到指明方向作用。各部门有近两个月的时间申报项目,之后统一组织论证,提交财经领导小组开会安排年度配资,最后上办公会和党委会决定次年预算。

  目前,项目管理主要存在以下矛盾,一是项目安排与重点工作部署的节奏不同步,导致各部门申报的项目难以支撑馆领导部署的年度重点;二是项目库的储备项目数量不足;三是部分项目预算和年度计划不合理。

  从前年开始,馆里越来越重视考核项目资金执行率,在大家的努力下可以看到全馆各部门的项目执行率逐年上升,从60%已上升到80%多。但这还远远不够,今年项目资金执行率是90%。

  我们正在筹备馆财经工作会,针对这些问题研究措施,比如预算统筹、年度项目安排和十三五规划进行对标,增加项目储备等等,相信会有很多新做法陆续出台。

  科研管理也是2013年起强化的职能,从制度架构到内外联系,随着承接科研课题数量和资金的不断扩大,每年都会增加管理内容。

  今年的重点是加强验收管理,课题立项和验收是一头一尾,发现不少课题负责人重申报轻验收。因此我们将跟踪课题进程,把好验收关。随着信息平台的建设推进,之后还要使用信息化手段以实现对课题的过程管理。

 

  问:我馆是5A旅游景区,服务质量是第一位的,作为馆质量管理部门,你们认为如何补好这块短板?

  答:我馆的标准化管理起步于2004年,之后不断完善成熟,2010年我馆获得国家5A级旅游景区认证,成为全上海三家5A级旅游景区之一。随着时间的推移,观众对文化场馆、旅游景区的品质要求不断提升,这与我馆展品、设施设备的老化,服务意识下滑形成鲜明反差。

  为此,我馆标准化建设必须从问题出发对症下药。去年,我们对质量管理体系做了比较大的调整,管理构架上从原来的单馆变成三馆,搭建了三馆统一的服务框架,科技馆进行了换版,自博馆完成贯标。新的质量体系文件已在内网上公布。

  今年下半年起重点开展现场检查,加上每年还有内审、外审各一次。对于日常服务检查来说,这些举措肯定还不够,因为服务是一个循序渐进的过程,还需要引进专业人员进行暗访。

  此外,质量标准还没有贯彻到基层第一线。虽然各种质量表格很多,也有《质量管理手册》,但都是发到部门层面,对于每个岗位经办人员来说,业务能力与服务意识还存在薄弱环节。

  为全面提升服务质量,我们对售票、检票、停车、商品销售、餐饮等直接面对观众一线窗口进行了实地检查,质量标准的可操作性和执行情况还需改进。因此,我们着重抓一线岗位操作手册的修订工作,现在基本完成,下一步就是培训与检查执行,将标准内化于心、外化于行。

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